In che modo la giurisdizione modifica un piano di accettazione BSL-3/4

Quali norme sono effettivamente vincolanti per una struttura BSL-3 o BSL-4 prima del suo primo test in presenza di testimoni? La risposta dipende meno dal livello di contenimento indicato nelle specifiche di progettazione che dall’ubicazione del laboratorio, dalla sua destinazione d’uso e dall’autorità competente per tale combinazione di fattori. Un piano di collaudo basato su una gerarchia errata può superare la revisione interna e tuttavia arenarsi quando un’autorità di regolamentazione o il proprietario chiede quale requisito soddisfi effettivamente un determinato test.

Fonti autorevoli da identificare per il sito

Un piano di accettazione BSL-3/4 attinge a diverse fonti di autorità, e ciascuna di esse si comporta in modo diverso quando un progetto cerca di trasformarla in un test. La legge vincolante disciplina il sito indipendentemente da qualsiasi altra fonte citata, ma solo nell’ambito della giurisdizione, dell’attività e del tipo di struttura per cui è stata redatta. Le condizioni delle autorizzazioni e le aspettative delle autorità di regolamentazione si collocano accanto alla legge piuttosto che al suo interno, e vengono confermate attraverso il dialogo con l’autorità che le ha emanate, piuttosto che dedotte da una lettura generica della legge. Gli standard adottati costituiscono una terza categoria: uno standard diventa autorevole laddove una giurisdizione o una struttura lo abbia formalmente adottato, non semplicemente perché lo standard esiste e affronta la stessa questione di contenimento. I requisiti del cliente rappresentano ancora una volta una fonte distinta, vincolante per il progetto poiché specificati dal committente, indipendentemente dal fatto che un’autorità pubblica richieda o meno la stessa cosa. Le linee guida tecniche volontarie costituiscono la categoria più flessibile e meno vincolante, utile per organizzare una questione di rischio prima che sia disponibile una risposta specifica per la giurisdizione in questione.

È proprio quando questi elementi vengono trattati come un unico insieme indifferenziato di “requisiti di biosicurezza” che i piani di accettazione perdono di fondamento. Se una revisione progettuale cita una disposizione di una norma senza confermarne l’adozione, il progetto ha creato un test che potrebbe non soddisfare alcun obbligo effettivamente a carico del sito. Se un protocollo riprende un requisito del committente da un progetto precedente senza ricontrollare che tale committente abbia effettivamente specificato la stessa cosa, la documentazione di accettazione potrebbe rispondere a una domanda che nessuno ha posto. La prassi da seguire consiste nel creare un registro che mantenga queste cinque categorie chiaramente separate, in modo che quando un ente regolatore o un committente chieda “in base a quale autorizzazione viene eseguito questo test”, il progetto abbia una risposta diretta anziché dover ricorrere a una ricostruzione a posteriori.

Questa separazione tutela inoltre il progetto in caso di conflitti tra le fonti. Una condizione di autorizzazione può essere più restrittiva di uno standard adottato, oppure un requisito del cliente può andare oltre quanto previsto dalla normativa locale. Nessuno di questi conflitti rappresenta un problema fintanto che il registro mantiene le fonti distinguibili; il problema sorge quando queste sono già state fuse in un unico elenco indifferenziato di requisiti e il progetto non è più in grado di distinguere quale obbligo determini quale criterio di accettazione.

L'applicabilità giuridica dipende dalla località, dall'attività e dal tipo di struttura

Confermare l'esistenza di una fonte di autorità non equivale a confermare che essa sia applicabile a questo progetto. Un requisito può essere del tutto valido nel proprio contesto e tuttavia non avere alcuna rilevanza ai fini dell'accettazione della struttura, poiché l'applicabilità viene definita in base a diverse dimensioni contemporaneamente, anziché solo in base al livello di contenimento.

L’ubicazione è la dimensione più evidente, poiché la normativa vigente, le aspettative delle autorità di regolamentazione e gli standard adottati possono cambiare al confine tra due giurisdizioni. Tuttavia, l’ubicazione da sola non è sufficiente a risolvere la questione. L’attività specifica di laboratorio prevista per lo spazio in questione ha rilevanza a sé stante, poiché una disposizione redatta per un determinato tipo di attività potrebbe non estendersi a un’attività diversa, anche all’interno della stessa struttura e della stessa giurisdizione. Il tipo di struttura aggiunge un ulteriore livello di complessità: un requisito elaborato per una categoria di strutture di contenimento non si applica automaticamente a una categoria diversa, anche quando la questione di biosicurezza sottostante appare simile sulla carta. La zona di contenimento rappresenta un’ulteriore restrizione, poiché una disposizione citata può disciplinare solo una zona definita anziché l’intera struttura, e applicarla a tutta la struttura quando è stata redatta per una singola zona ne esagera la portata. Le configurazioni BSL-3 e BSL-4 differiscono tra loro in misura tale che non si può presumere che i test, i valori e le eccezioni stabiliti per una configurazione siano generalizzabili all’altra.

Quando un progetto considera il livello di contenimento come unico criterio di applicabilità, rischia di importare requisiti che non sono mai stati previsti per la propria attività, il proprio tipo di impianto o la propria zona, e di tralasciare altri che invece sono applicabili ma sono stati redatti per la versione di un impianto simile presente in una giurisdizione diversa. L’approccio correttivo consiste nel non dare per scontato il trasferimento in nessuna delle due direzioni, ma nel verificare ogni requisito candidato rispetto a tutte e cinque le dimensioni prima che venga inserito nell’URS. È qui che il Lista di controllo URS per le attrezzature di laboratorio BSL-3/4 il lavoro assume rilevanza, poiché le interfacce relative alla cascata di pressione, alla camera di compensazione, ai filtri HEPA, al VHP e all’EDS sono proprio il tipo di disposizioni che possono sembrare universali, pur essendo in realtà limitate a un’attività specifica, a un tipo di struttura o a una zona, in base alle norme di una determinata giurisdizione. Il Norma canadese sulla biosicurezza, terza edizione Lo illustra chiaramente: le disposizioni relative alla zona di contenimento in materia di controlli di tenuta, ambito di applicazione della prova di caduta di pressione, verifica in seguito a modifiche e monitoraggio EDS si applicano entro i limiti previsti dalla normativa canadese e specifici per l’attività in questione, con le eccezioni indicate, e non devono essere interpretate come rappresentative di quanto richiesto da un’altra giurisdizione per le stesse apparecchiature.

Le linee guida globali possono definire i rischi senza sostituire le norme locali

Le linee guida internazionali in materia di biosicurezza svolgono una funzione diversa rispetto alla normativa vincolante, e confondere queste due funzioni è uno dei motivi più comuni per cui i piani di accettazione finiscono per fallire. Il Manuale di biosicurezza dei laboratori dell'OMS, 4a edizione, definisce il proprio contributo fondamentale come una valutazione del rischio che funga da base per l’adozione di misure di biosicurezza proporzionate, rappresentando uno strumento di ragionamento piuttosto che un insieme di norme specifiche per una determinata giurisdizione. Il BMBL del CDC, 6ª edizione descrive una valutazione dei rischi basata su protocolli e le misure di mitigazione proposte per le attività di laboratorio, presentate come linee guida raccomandate negli Stati Uniti piuttosto che come documento normativo, anche all’interno degli stessi Stati Uniti. Entrambi i documenti risultano utili nella fase in cui un progetto sta ancora definendo quali domande porre in merito a un pericolo o a una misura di contenimento, prima che sia stato stabilito quale giurisdizione sia competente per il sito specifico.

Il rischio di considerare queste linee guida come sufficienti è che possano apparire esaustive senza però essere vincolanti a livello locale. Un progetto che elabori il proprio piano di accettazione basandosi direttamente su linee guida globali, senza sottoporre le questioni relative ai rischi che ne derivano alla giurisdizione che effettivamente disciplina il sito, potrebbe produrre un piano tecnicamente coerente che però non corrisponda ad alcun requisito applicabile. Le linee guida hanno svolto il lavoro di organizzazione, ma non quello di conferma giuridica, e le due cose non sono intercambiabili.

L’approccio più sostenibile si avvale di linee guida globali per strutturare il dibattito sul rischio, per poi affidare le questioni aperte all’autorità locale e al team di progetto affinché ne valutino l’applicabilità e decidano quali prove siano sufficienti a soddisfarla. In questo modo le linee guida mantengono il loro ruolo specifico, ovvero definire controlli proporzionati, lasciando alle parti che detengono la giurisdizione sul sito il compito di determinare cosa sia effettivamente richiesto e quali prove siano considerate accettabili.

Requisiti del progetto: tradurre la gerarchia confermata in test

Una volta confermata e definita la gerarchia delle autorità per un determinato requisito, essa deve essere riportata nei documenti che guidano effettivamente le attività di collaudo; in caso contrario, il lavoro di conferma risulterà vano. È nell’URS che ha inizio questa trasposizione: qui vengono registrati la gerarchia applicabile e i requisiti confermati dal responsabile come base di riferimento rispetto alla quale verrà valutata ogni revisione successiva. Se l’URS enuncia un requisito senza specificarne la fonte e l’ambito di applicazione, un revisore successivo non avrà modo di confermare che il requisito venga ancora interpretato correttamente.

Le revisioni di progetto costituiscono l’anello successivo e il loro ruolo è quello di mostrare in che modo i requisiti confermati influenzano il progetto proposto prima che venga redatto qualsiasi protocollo. Una revisione di progetto che salti questa fase e passi direttamente alla discussione del layout rende più difficile, in seguito, risalire al motivo per cui è stata effettuata una particolare scelta di interfaccia o di configurazione. Seguono le approvazioni dei protocolli, ed è qui che il requisito diventa finalmente un test: ogni criterio di accettazione in un protocollo dovrebbe essere riconducibile a uno specifico requisito confermato, piuttosto che essere a sé stante. I punti di verifica vengono registrati insieme ai protocolli, indicando dove è richiesta l’osservazione dell’autorità di regolamentazione o del proprietario prima che i test possano procedere. I documenti di consegna chiudono la catena, trasmettendo le prove di accettazione completate secondo la stessa gerarchia stabilita all’inizio.

Il valore di questa catena sta nel fatto che rende tracciabili le modifiche successive. Se un requisito cambia, o se sorge un dubbio sul motivo per cui un test è stato eseguito in un determinato modo, il progetto può risalire a ritroso lungo la catena, dal documento di consegna al protocollo, alla revisione del progetto, all’URS, fino alla fonte originale di riferimento, anziché ricostruire il ragionamento basandosi sulla memoria. Il Criteri di accettazione per l'integrazione del sistema BSL-3/4 Il lavoro si inserisce all’interno di questa catena: i criteri relativi alla pressione, ai filtri HEPA, alle camere di compensazione, al VHP, all’EDS e ai controlli mantengono il loro significato solo quando ciascuno di essi può essere ricondotto al requisito e all’autorità che lo hanno giustificato, anziché costituire una generica lista di controllo applicata senza riferimento alla gerarchia confermata per quel sito specifico. Un team di progetto che prepara queste informazioni per una valutazione da parte del fornitore trae vantaggio dal fatto che la gerarchia sia già visibile nell’URS, poiché ciò consente al fornitore di configurare le apparecchiature e le interfacce in base al requisito normativo effettivo, anziché a uno standard generico ipotetico.

I punti di osservazione delle autorità di regolamentazione e dei proprietari richiedono un accordo tempestivo

I punti di osservazione sono i momenti in cui un ente regolatore o un proprietario assiste direttamente a una prova, anziché esaminarne successivamente la documentazione risultante. La loro collocazione non è una formalità aggiunta in una fase avanzata del programma; si tratta di una decisione che dipende dall’autorità competente, da ciò che tale autorità si aspetta di vedere di persona e da ciò che il proprietario ha richiesto separatamente come condizione per l’accettazione. Laddove tali aspettative non siano concordate in anticipo, un progetto può eseguire una prova, generare una documentazione completa e tuttavia non riuscire a soddisfare l’autorità che si aspettava di essere presente durante la stessa.

La dipendenza risale alle sezioni precedenti. Un punto di osservazione esiste perché una fonte di autorità, che si tratti di una legge vincolante, di una condizione di autorizzazione o di un requisito del proprietario, ha associato un’aspettativa di osservazione a un test specifico. Se tale fonte non è stata correttamente identificata e definita, il punto di osservazione ad essa associato potrebbe mancare, essere collocato in modo errato o essere associato a un test completamente sbagliato. Concordare i punti di osservazione in una fase precoce, una volta risolte le questioni relative alla gerarchia e all’applicabilità, consente di pianificare i test in base alla disponibilità effettiva, anziché scoprire a metà del test che un osservatore previsto non è mai stato invitato.

Laddove le aspettative dell’ente regolatore e i requisiti del committente si riferiscano entrambi a test correlati ma distinti, raggiungere un accordo tempestivo è ciò che impedisce che essi vengano considerati come un unico evento di verifica, quando in realtà non lo sono. Risolvere la questione prima dell’esecuzione dei test, anziché durante la stessa, è ciò che garantisce che il piano di accettazione rimanga realizzabile entro i tempi che il progetto si è prefissato.

Il controllo delle modifiche garantisce l'aggiornamento del piano di accettazione fino al passaggio di consegne

Un piano di accettazione non è immutabile dal momento della definizione degli URS fino al passaggio di consegne. I progetti vengono rivisti, i protocolli modificati e, talvolta, cambia anche l’autorità stessa, sia perché un ente regolatore aggiorna le proprie aspettative, sia perché uno standard viene rivisto, sia perché un committente modifica un requisito dopo che la revisione del progetto è già iniziata. Il controllo delle modifiche è il meccanismo che garantisce l’accuratezza della gerarchia confermata e di tutto ciò che ne deriva, man mano che si verificano questi cambiamenti.

Il motivo per cui questo è importante è la tracciabilità, più che la semplice burocrazia. Se un protocollo viene modificato dopo una revisione del progetto, ma il verbale della revisione non viene mai aggiornato per riflettere il motivo, la catena che collega le prove di consegna al requisito di riferimento si interrompe in quel punto. Lo stesso vale se un punto di verifica viene rinegoziato dopo essere stato concordato; a meno che tale modifica non venga registrata rispetto all’accordo originale, un revisore successivo non ha modo di sapere se il test finale abbia soddisfatto le aspettative dell’autorità o se se ne sia silenziosamente discostato.

Poiché i controlli di progetto descritti in precedenza – l’URS, le revisioni progettuali, le approvazioni dei protocolli, i punti di riferimento e i documenti di consegna – riflettono già la gerarchia in ordine sequenziale, il compito del controllo delle modifiche è quello di aggiornare ciascuno di essi sul posto, anziché lasciare che una modifica si propaghi senza essere registrata. Laddove una modifica abbia origine dall’autorità stessa, come nel caso di un’aspettativa rivista da parte dell’ente regolatore, il registro descritto in precedenza è il luogo in cui tale aggiornamento viene registrato per primo, in modo che ogni documento a valle possa essere verificato rispetto alla nuova versione anziché basarsi su un presupposto di continuità. Il Lista di controllo del pacchetto di consegna BSL-3/4 Ciò riflette questa aspettativa: l’evidenza di accettazione integrata al momento del passaggio di consegne è affidabile solo nella misura in cui lo è la cronologia delle modifiche che ne sta alla base, e un responsabile della biosicurezza o un tecnico della struttura che esamina tale documentazione deve poter verificare non solo i risultati finali dei test, ma anche la conferma che ogni modifica intermedia sia stata trasmessa lungo tutta la catena, anziché essere lasciata come una deroga non documentata rispetto ai requisiti originali. Configurazioni dei laboratori modulari di Qualia vengono selezionati e organizzati in base alla gerarchia e alla cronologia delle modifiche stabilite dal progetto al momento della revisione del preventivo; per questo motivo, mantenere aggiornata tale documentazione fino al passaggio di consegne, anziché ricostruirla in un secondo momento, rimane una responsabilità del progetto per tutta la sua durata.

Domande frequenti

Q: Cosa dovrebbe fare il team di progetto quando due fonti sembrano stabilire requisiti di accettazione diversi?
A: Classificare ciascuna fonte in un registro giurisdizionale prima di scegliere un requisito: norma vincolante, autorizzazione o aspettativa dell’autorità di regolamentazione, standard adottato, requisito del cliente o linea guida volontaria. Successivamente, verificare con l’autorità locale e il team di progetto la giurisdizione, l’attività, il tipo di struttura, la zona di contenimento e l’ambito di applicazione del BSL di ciascuna fonte, in modo che la gerarchia di controllo risulti esplicita.

Q: Le linee guida dell’OMS o il BMBL del CDC possono essere utilizzati direttamente come base giuridica per un piano di accettazione BSL-3/4?
A: Utilizzare le linee guida globali per organizzare le questioni relative ai rischi e le discussioni sui controlli proporzionati, ma non considerarle sostitutive delle norme nazionali applicabili o di una valutazione dei rischi specifica per il sito. Il progetto necessita comunque di una decisione documentata su quali leggi locali, aspettative delle autorità di regolamentazione, standard adottati e requisiti del committente regolino l’accettazione.

Q: Quali informazioni relative al progetto sono necessarie prima di decidere se una disposizione citata sia applicabile?
A: Registrare il Paese e la giurisdizione locale del sito, le attività di laboratorio previste, il tipo di struttura, le zone di contenimento interessate e la configurazione specifica BSL-3 o BSL-4. Questi dati impediscono che un test, un valore o un’eccezione definiti per un determinato contesto vengano trasferiti a un altro senza previa conferma.

Q: In che modo un requisito di autorità confermato può diventare una prova di accettazione utilizzabile?
A: Inserirlo nell’URS, documentarne l’interpretazione durante le revisioni di progettazione, collegarlo al protocollo approvato e alle prove pianificate, identificare eventuali punti concordati con l’autorità di regolamentazione o il committente e conservare le prove completate nei documenti di passaggio di consegne. In questo modo si crea un percorso tracciabile dal requisito di riferimento alla documentazione finale.

Q: In che modo il piano di accettazione dovrebbe gestire un requisito che subisce modifiche nel corso del progetto?
A: Verificare nuovamente a quale livello della gerarchia decisionale si colloca il requisito modificato e quale ambito del progetto esso disciplina, quindi aggiornare, a seconda dei casi, la base URS interessata, la decisione relativa alla revisione del progetto, l’approvazione del protocollo, il punto di verifica e il verbale di consegna. Mantenere allineata questa catena rende tracciabili la motivazione della modifica e il suo effetto sulle prove di accettazione.