Przydatna lista kontrolna do zapytania ofertowego na drzwi APR zawiera cztery elementy, których dostawcy nie mogą wywnioskować na podstawie nazwy produktu: przeznaczenie otworu i jego funkcję izolacyjną, wymiarowe połączenie ze ścianą i podłogą, rzeczywiste obciążenia związane z czyszczeniem i odkażaniem, na jakie będzie narażona uszczelka, oraz zakres odpowiedzialności za interfejs sterowania przy drzwiach. Należy dodać harmonogram realizacji, który rozdziela montaż, instalację, połączenia, prace testowe, dokumentację, części zamienne i usługi – dzięki temu oferty będą porównywalne, a nie tylko oparte na cenie. Drzwi APR – hermetyczne, odporne na ciśnienie – wykorzystują uszczelkę na styku ościeżnicy z skrzydłem, aby utrzymać barierę ciśnieniową między dwiema przestrzeniami; w drzwiach z uszczelnieniem mechanicznym uszczelka ta jest ściskana przez sam mechanizm zatrzaskowy lub zaciskowy, a nie przez układ pneumatyczny.
Opisz obowiązki związane z otwieraniem i zabezpieczaniem
Zapytanie należy rozpocząć od określenia warunków eksploatacyjnych, a nie od nazwy katalogowej, ponieważ to właśnie te warunki określają, jaki zestaw może zaoferować dostawca i jakie założenia musi on zadeklarować. Należy przesłać położenie drzwi na planie, przewidywane przeznaczenie, wolną przestrzeń po obu stronach, wymiary światła otworu oraz opis ruchu przechodzącego przez ten otwór. Poproszenie o wycenę na podstawie sformułowania “mechaniczne drzwi APR” sprawia, że oferent musi sam wymyślić wszystkie te informacje, a ostatecznie porównuje się właśnie tę wymyśloną wersję.
Pojęcie „funkcji izolacyjnej” odnosi się do tego, co drzwi mają zatrzymywać. Należy określić, która strona stanowi przestrzeń chronioną lub izolowaną, jaki jest zamierzony stosunek ciśnień między dwoma pomieszczeniami oraz czy drzwi znajdują się na linii izolacji bezpieczeństwa biologicznego, w kaskadzie ciśnieniowej pomieszczenia czystego, czy też na granicy kompleksu do pracy z substancjami silnie działającymi. Są to różne problemy projektowe: aseptyczna ochrona produktu, kontrola narażenia operatora oraz zabezpieczenie biologiczne mogą wymagać zastosowania drzwi hermetycznych, ale kładą one różny nacisk na szczelność, możliwość czyszczenia powierzchni, kierunkowy przepływ powietrza przy otworze oraz to, co dzieje się, gdy drzwi pozostają uchylone.
Opis ruchu jest elementem najczęściej pomijanym, a ma on większy wpływ na dobór elementów konstrukcyjnych niż rozmiar nominalny. Należy określić, czy przez otwór przechodzą wyłącznie osoby, wózki, wózki paletowe, beczki czy sprzęt na kółkach, z jaką mniej więcej częstotliwością oraz czy skrzydło musi dać się otworzyć przy zajętych obu rękach. Z tego wynikają kierunek otwierania, wysokość prześwitu oraz wykończenie podłogi przy progu, a także kwestia, czy w przypadku ładunków na kółkach wymagany jest próg zlicowany lub prawie zlicowany.
Należy podać szczegóły dotyczące ściany oraz ograniczenia montażowe
W przypadku nowego lub zmodyfikowanego otworu należy dołączyć szczegółowy rysunek ściany i podłogi z wymiarami, przedstawiający rodzaj konstrukcji, dostępne podpory konstrukcyjne, poziomy gotowej podłogi i sufitu oraz dostęp niezbędny do montażu. Miejsce połączenia ramy z budynkiem decyduje o faktycznym zakresie prac i nakładzie pracy związanym z montażem: zamocowanie ramy w modułowej ścianie panelowej o znanej grubości panelu to inne zadanie niż zakotwiczenie jej w murze z wykończeniem mokrym, a dostawca, który nie wie, z którym z tych przypadków ma do czynienia, albo uwzględni rezerwę na nieprzewidziane wydatki, albo wykluczy te prace z oferty.
Należy wyraźnie oznaczyć nierozstrzygnięte pozycje pomiarowe, zamiast pozostawiać je w milczeniu jako brakujące. Jeśli nie sprawdzono poziomu płyty fundamentowej przy progu lub nieznany jest rozstaw słupków za wykończoną ścianą, należy to zaznaczyć na rysunku i podać, kiedy pomiar zostanie wykonany. Oferent, który wie, że jeden wymiar ma charakter tymczasowy, może wycenić zestaw i oddzielnie zaznaczyć założenie dotyczące montażu; oferent, który zakłada, że wymiar jest ostateczny, będzie musiał później złożyć wniosek o zmianę. Jeśli dostępny jest zweryfikowany rysunek istniejącego połączenia, a jego wymiary nadal są zgodne z rzeczywistym stanem na placu budowy, rysunek ten może zastąpić nowe pomiary.
Ograniczenia montażowe należy uwzględnić w tym samym pakiecie. Należy zwrócić uwagę na trasę, jaką muszą pokonać rama i skrzydło, aby dotrzeć do otworu, na wszelkie ograniczenia dotyczące podnoszenia, na to, czy wykończenie otaczających ścian, podłogi lub sufitu będzie gotowe przed montażem, a także na to, czy pomieszczenie będzie eksploatowane, czy też zostanie wyłączone z eksploatacji na czas prac. Dostęp niezbędny do uszczelnienia, późniejszej regulacji mechanizmu uszczelnienia mechanicznego oraz wszelkich przylegających przejść instalacyjnych należy przedstawić na rysunku, a nie opisywać słowami, ponieważ to właśnie prześwit decyduje o tym, czy prace będą przebiegały sprawnie, czy też będą musiały być realizowane etapami w zależności od działań innych branż.
Wymagania dotyczące dowodów dotyczących narażenia na substancje i ich kompatybilności
Należy spisać czynniki, na które drzwi będą faktycznie narażone, warunki ekspozycji, częstotliwość oraz elementy narażone na działanie tych czynników, a następnie poprosić każdego oferenta o określenie proponowanego składu uszczelnienia oraz przedstawienie dowodów potwierdzających jego kompatybilność. Wymóg dotyczący “drzwi odpornych chemicznie” stanowi dla dostawców zachętę do formułowania własnych założeń dotyczących ekspozycji, a dwóch oferentów może spełnić to wymaganie, proponując elastomery, które zachowują się zupełnie inaczej w warunkach powtarzającego się wycierania środkami sporobójczymi lub dekontaminacji gazowej.
W oświadczeniu dotyczącym narażenia należy wymienić każdy środek chemiczny z podaniem jego składu — stężenie środka dezynfekującego stosowanego podczas rutynowego wycierania, środek do niszczenia zarodników stosowany po rozlaniu, wszelkie cykle gazowe, którym poddawane jest pomieszczenie — oraz określić, jak często i jak długo każdy z nich ma kontakt z drzwiami. Należy określić, czy narażenie ma charakter „wycierania i suszenia”, „mokrego działania” czy „fazy gazowej” w warunkach panujących w pomieszczeniu, a także wymienić, które części są narażone: uszczelkę, ościeżnicę, powierzchnię skrzydła, uszczelkę okienka oraz okucia. Degradacja uszczelki stanowi problem związany z szczelnością, a nie problem kosmetyczny, ponieważ to właśnie uszczelka mechaniczna sprawia, że zamknięte drzwi w ogóle stanowią barierę ciśnieniową.
W przypadku gdy odkażanie za pomocą odparowanego nadtlenku wodoru stanowi część procedur obowiązujących w pomieszczeniu, Kanadyjski podręcznik bezpieczeństwa biologicznego, wydanie drugie omawia kompatybilność materiałów w ujęciu jakościowym, w kontekście wybranego czynnika i stosowanej konfiguracji technicznej. Takie ujęcie jest właściwe w przypadku zapytania ofertowego: kompatybilność jest właściwością konkretnego materiału w odniesieniu do konkretnego czynnika, stężenia i schematu narażenia, a nie ogólną etykietą. Należy poprosić oferenta o podanie rodziny i gatunku proponowanego elastomeru oraz o dostarczenie wszelkich posiadanych danych dotyczących jego kompatybilności w warunkach porównywalnych z Państwa warunkami, a także jasno zaznaczyć, że wybór i akceptacja materiału do Państwa procesu pozostają w gestii zatwierdzonej procedury projektowej i wyznaczonej osoby zatwierdzającej.
Określ interfejsy sterujące i przypisane obowiązki
Jeśli drzwi stanowią część sekwencji śluzy powietrznej lub granicy z kontrolą dostępu, należy podać wymaganą sekwencję stanów drzwi, sygnały interfejsu, założenia dotyczące zasilania oraz przewidywaną reakcję na awarię, a następnie poprosić o oznaczoną listę uwzględnionych i wykluczonych funkcji sterowania. Adnotacja “blokada opcjonalna” w ofercie nie stanowi określenia zakresu dostawy; sprawia ona, że nabywca porównuje cenę, która może, ale nie musi obejmować okablowanie, sterownik, urządzenia polowe oraz uruchomienie sekwencji.
Opisz sekwencję pod kątem stanów i warunków drzwi: które drzwi mogą być otwarte jednocześnie, a które nie, co powoduje odblokowanie drzwi, co dzieje się po odczytaniu karty lub zgłoszeniu prośby o wyjście oraz jakie sygnały widzi operator po każdej stronie. Wymień rodzaje sygnałów i napięcia dostępne przy drzwiach, podaj, kto zasila centralę alarmową oraz gdzie kończy się interfejs. Reakcja na awarie wymaga osobnego zdania, ponieważ jest to decyzja projektowa, a nie ustawienie domyślne: określ zamierzone zachowanie w przypadku utraty zasilania, utraty sygnału ciśnienia oraz awarii urządzenia, a także zaznacz, że awaryjne wyjście z pomieszczenia musi pozostać dostępne zgodnie z wytycznymi projektu bezpieczeństwa.
Samodzielne drzwi z uszczelnieniem mechanicznym, bez automatycznego interfejsu, stanowią uzasadniony zakres zamówienia, a wycena takiego rozwiązania jest tańsza i łatwiejsza w utrzymaniu. Należy wybrać to rozwiązanie tylko wtedy, gdy w ramach projektu potwierdzono, że granica nie wymaga sekwencjonowania, i wyraźnie zaznaczyć to w zapytaniu ofertowym, aby oferenci nie uwzględniali w wycenie sterownika, o który nikt nie prosił. Gdy wymagane są interfejsy, należy wskazać podmiot odpowiedzialny za każdą stronę połączenia — dostawcę drzwi, wykonawcę zarządzającego budynkiem, wykonawcę systemu kontroli dostępu — tak aby ten sam podział odpowiedzialności pojawiał się w każdej odpowiedzi.
Ujednolicenie wpisów i wyjątków we wszystkich ofertach
| Pozycja zakresu | Co należy wyraźnie zaznaczyć w każdym cytacie |
|---|---|
| Zespół drzwi | Należy określić oferowany zespół oraz założenia dotyczące otworu i odporności na wyciek, na podstawie których sporządzono ofertę. |
| Instalacja | Należy określić zakres instalacji oraz wyjątki, w tym połączenie konstrukcji nośnej z budynkiem oraz ograniczenia instalacyjne. |
| Interfejsy sterujące | Mark uwzględnił i wykluczył funkcje w oparciu o żądaną sekwencję stanów drzwi, sygnały, założenia dotyczące zasilania oraz reakcję na awarie. |
| Prace testowe | Należy wskazać przytoczone dane fabryczne i dane z terenu budowy oraz odpowiedź na każdą z określonych funkcji; należy określić, kto jest odpowiedzialny za kryteria odbioru. |
| Dokumenty | Proszę wskazać rysunek montażowy oraz wykaz dokumentów zawarte w odpowiedzi. |
| Części zamienne | Należy oddzielić odpowiedź dotyczącą części zamiennych i wskazać, które z żądanych elementów są uwzględnione, a które stanowią wyjątki. |
| Usługi | Należy wskazać usługi objęte ofertą; usługi szkoleniowe, konserwacyjne lub związane z uzyskaniem kwalifikacji należy traktować jako wliczone w cenę wyłącznie wtedy, gdy jest to wyraźnie zaznaczone w ofercie. |
Porównanie ma sens tylko wtedy, gdy każdy oferent wypełnia ten sam ustrukturyzowany harmonogram i odnotowuje wyjątki w odniesieniu do każdej z wymaganych pozycji, zamiast ukrywać je w jednej kwocie ryczałtowej. Wyodrębnienie montażu od instalacji, interfejsów, prac testowych, dokumentacji, części zamiennych i usług jest praktyką, którą Podręcznik użytkownika Azjatyckiego Banku Rozwoju dotyczący zamówień na urządzenia w zakresie projektowania, dostawy i montażu dotyczy ogólnie obiektu — rozróżnia usługi związane z instalacją, częściami zamiennymi, projektowaniem i montażem oraz wymaga, aby przed złożeniem oferty wyjaśniono kwestie dotyczące współpracy między pracodawcą a innymi wykonawcami. Takie samo rozdzielenie w przypadku pakietu drzwiowego pozwala uwidocznić prace, które w przeciwnym razie byłyby ukryte w jednej łącznej kwocie.
To, co się tu ujawnia, to zazwyczaj nie cena, ale założenia. Oferta jednego oferenta może obejmować zamocowanie do ściany i wykończenie, podczas gdy oferta innego kończy się na dostarczeniu do otworu; jeden może uwzględniać fabryczną próbę szczelności zestawu, a drugi jedynie kontrolę działania na miejscu. Bez szczegółowej odpowiedzi na każdą pozycję obie oferty wyglądają jak te same drzwi w różnych cenach. Wymóg podania wyjątków dla każdej pozycji zmusza również oferenta do określenia, jakie założenia przyjął co do wymiarów otworu, konstrukcji ściany lub interfejsu sterowania – a właśnie tam powstają różnice.
Traktuj harmonogram jako narzędzie do porównywania ofert, a nie ocena dostawcy ani oświadczenie o tym, co zostanie dostarczone. O podziale odpowiedzialności decyduje sama umowa, a wzór dokumentu zamówieniowego – niezależnie od tego, jak dobrze jest skonstruowany – nie ma pierwszeństwa przed warunkami, które podpisujesz.
Złóż wniosek o przeprowadzenie testu i ustal harmonogram przekazywania wyników
Zakończ ofertę, wskazując konkretne dowody dotyczące zakładu produkcyjnego i lokalizacji, które chcesz otrzymać, określając, kto jest odpowiedzialny za kryteria akceptacji, oraz harmonogram dokumentów, które dostawca musi dostarczyć — i poproś o odpowiedź w odniesieniu do każdej z określonych funkcji, a nie o ogólne zapewnienie dotyczące testów. Konkretna prośba o dowody pozwala porównać, w jaki sposób dwaj oferenci zamierzają wykazać zakres swojej oferty, co jest kwestią odrębną od tego, czy ich produkty są do siebie podobne.
W przypadku dokumentacji należy poprosić o rysunek montażowy z oznaczeniem identyfikacyjnym: rysunek zawierający identyfikator produktu, który powiązuje przedłożoną dokumentację z dostarczaną konfiguracją, z zaznaczonymi wymiarami interfejsów oraz opcjami charakterystycznymi dla danej konfiguracji. UFGS 01 33 00 Procedury składania dokumentacji, czyli edytowalna specyfikacja wytycznych Departamentu Obrony Stanów Zjednoczonych, stanowi przykład dokumentacji tej praktyki — rysunki interfejsów z wymiarami, identyfikacja produktu oraz oznaczenia opcji specyficznych dla danej konfiguracji. Jest to raczej specyfikacja wytycznych niż uniwersalny wymóg, ale stanowi przydatny wzór tego, co powinien zawierać rysunek umożliwiający identyfikację, gdy opisujesz własne oczekiwania dotyczące przedłożonych dokumentów.
W przypadku prac testowych należy wymienić funkcje, które mają zostać zweryfikowane — załączanie i zwalnianie uszczelki za pomocą mechanizmu mechanicznego, zatrzaskiwanie, sygnalizacja stanu drzwi w przypadku obecności interfejsów, wszelkie kontrole szczelności lub utrzymania ciśnienia wymagane w projekcie — oraz poprosić oferenta o udzielenie odpowiedzi dla każdej funkcji z osobna, wskazując, co będzie testował, gdzie i według jakich kryteriów. Należy jasno określić, kto ustala kryteria odbioru i kto je zatwierdza; decyzje dotyczące odbioru, dopuszczenia do eksploatacji i przywrócenia do służby wynikają z zatwierdzonej procedury projektowej i są podejmowane przez wyznaczoną osobę zatwierdzającą, a nie na podstawie arkusza testowego dostawcy. Nie należy również uwzględniać w porównaniu usług szkoleniowych, konserwacyjnych ani kwalifikacyjnych jako elementów wchodzących w skład oferty, chyba że sama oferta je wymienia.
Przed wydaniem należy mieć pod ręką oznaczony plan z zaznaczonym położeniem drzwi i przyległych przestrzeni, informacjami o funkcji zabezpieczającej i przewidywanych relacjach ciśnieniowych, wymiarami światła otworu oraz opisem ruchu, szczegółowym rysunkiem ścian i podłóg z zaznaczonymi wymiarami tymczasowymi, wykazem środków czyszczących i odkażających wraz z warunkami narażenia, opisem sekwencji sterowania i interfejsu sygnałowego, a także harmonogramem dokumentów i badań, których zwrotu oczekujesz. Jeśli rozważana jest już konkretna rodzina produktów — Drzwi APR firmy QUALIA z uszczelnieniem mechanicznym, na przykład — należy dołączyć to zapytanie do pakietu, zamiast pozwalać, by zastąpiło ono opis granicy, ponieważ zespół jest wybierany na podstawie zadania, a nie na odwrót.
Często zadawane pytania
Q: Co mam zrobić, jeśli podczas składania zapytania ofertowego nie zostaną potwierdzone ostateczne wymiary otworu?
A: Należy wyraźnie zaznaczyć niezweryfikowane wymiary i elementy pomiarowe. Należy przesłać dostępne szczegóły dotyczące ścian i podłóg, a następnie poprosić każdego oferenta o wskazanie przyjętych założeń. Należy wyjaśnić te założenia przed uznaniem ofert za równoważne lub wykorzystaniem podanych w nich szczegółów dotyczących interfejsów do montażu.
Q: Czy mogę zastosować jedną deklarację zgodności, jeśli nasz proces czyszczenia lub odkażania może ulec zmianie?
A: Nie należy traktować dowodów dotyczących jednego rodzaju narażenia jako potwierdzenia narażenia, które nie zostało wymienione w wykazie. Należy opisać aktualne czynniki, warunki, częstotliwość oraz elementy narażone, a proponowane zmiany zaznaczyć oddzielnie. Należy zażądać dowodów związanych z proponowanym składem uszczelnienia oraz przytoczonymi scenariuszami narażenia.
Q: W jaki sposób należy określić elementy sterujące, jeśli za sekwencję działania śluzy powietrznej odpowiada inny wykonawca?
A: Należy określić zasady przekazania obowiązków między dostawcą drzwi a tym wykonawcą. Należy określić wymaganą sekwencję działania, sygnały interfejsowe, założenia dotyczące zasilania oraz sposób reagowania na awarie, a następnie w ofercie cenowej wskazać, jakie funkcje i interfejsy są w niej uwzględnione. W odrębnej umowie dotyczącej układów sterowania nie należy pozostawiać odpowiedzialności po stronie dostawcy drzwi jako domyślnej.
Q: Czy tańsza oferta jest porównywalna, jeśli nie obejmuje ona montażu lub usług?
A: Przed porównaniem kwot całkowitych należy porównać zakres usług. Należy ustalić, kto zapewni każdą z wyłączonych pozycji, oraz uwzględnić ich koszt i zakres odpowiedzialności w ocenie. Nie należy zakładać, że usługi szkoleniowe, konserwacyjne lub związane z kwalifikacjami są wliczone w cenę, chyba że zostały one wyraźnie wymienione w ofercie.
Q: Czy rysunek montażowy potwierdza, że oferowane drzwi spełniają wymagane funkcje?
A: Nie. Określony rysunek montażowy pomaga ustalić, co jest oferowane i w jaki sposób element ten łączy się z budynkiem. Należy poprosić o oddzielną odpowiedź przedstawiającą proponowane dane fabryczne i terenowe dla każdej określonej funkcji, z wyraźnym wskazaniem podmiotu odpowiedzialnego za określenie kryteriów odbioru.
