Полезный механический контрольный список для запроса предложений (RFQ) на двери APR содержит четыре параметра, которые поставщики не могут определить по названию продукта: открытие и его герметизирующие характеристики, размерные характеристики стыка со стеной и полом, фактические условия очистки и дезактивации, которым будет подвергаться уплотнение, а также ответственность за интерфейс управления на двери. Добавьте график выполнения работ, в котором отдельно указаны сборка, монтаж, сопряжения, испытания, документация, запасные части и сервисное обслуживание, — и тогда предложения станут сопоставимыми, а не просто ценовыми. Дверь APR — герметичная, устойчивая к давлению дверь — использует уплотнение в месте соединения коробки и створки для поддержания барьера давления между двумя пространствами; в двери с механическим уплотнением это уплотнение сжимается самим запорным или зажимным механизмом, а не за счет подачи пневматического давления.
Опишите обязанности по открытию и локализации
Начинайте запрос с указания эксплуатационных границ, а не с названия из каталога, поскольку именно границы определяют, какую сборку может предложить поставщик и какие допущения он должен указать. Укажите расположение двери на плане, предполагаемую степень герметичности, свободное пространство с каждой стороны, размеры свободного проёма и описание интенсивности движения через него. Если запросить цену, указав лишь “механическая дверь APR”, участнику тендера придётся сам придумывать все эти параметры, и в итоге вы будете сравнивать именно эти вымышленные варианты.
Термин «задача локализации» означает то, что должна удерживать дверь. Укажите, какая сторона является защищенным или локализованным пространством, какое соотношение давлений предполагается между двумя помещениями, а также относится ли дверь к линии локализации биобезопасности, каскаду давления в чистой комнате или границе комплекса для работы с сильнодействующими соединениями. Это разные задачи проектирования: защита асептического продукта, контроль воздействия на оператора и обеспечение биологической безопасности — все они могут предполагать использование герметичной двери, но при этом уделяют разное внимание герметичности, возможности очистки поверхности, направленности воздушного потока в зоне проёма и тому, что происходит, когда дверь остаётся приоткрытой.
Описание интенсивности движения — это тот аспект, который чаще всего упускается из виду, при этом он влияет на выбор оборудования в большей степени, чем номинальный размер. Укажите, проходят ли через проем только люди, тележки, гидравлические тележки, бочки или оборудование на колесах, с какой примерной частотой, а также необходимо ли, чтобы створ открывался при занятых обеих руках. От этого зависят направление открывания, высота проёма и отделка пола в зоне порога, а также вопрос о том, требуется ли порог, уходящий в ровную поверхность, или почти уходящий в ровную поверхность для грузов на колёсах.
Укажите детали конструкции стены и ограничения по монтажу
Для нового или измененного проема необходимо приложить деталь стены и пола с размерами, на которой указаны тип конструкции, имеющаяся несущая опора, уровни готового пола и потолка, а также доступ для монтажа. Место соединения каркаса со зданием определяет фактический объем работ и трудозатраты на монтаж: крепление каркаса к модульной панельной стене с известной толщиной панелей — это совсем другая работа, чем крепление к кирпичной кладке с гидроизоляционным покрытием, и поставщик, не знающий, о каком именно случае идет речь, либо включит в смету резерв на непредвиденные расходы, либо исключит эти работы из заказа.
Явно отмечайте нерешенные пункты обследования, а не оставляйте их незаполненными без пояснения причин. Если уровень перекрытия на пороге не был проверен или расстояние между стойками за отделанной стеной неизвестно, укажите это на чертеже и сообщите, когда будут готовы соответствующие измерения. Участник тендера, знающий, что один из размеров является предварительным, может рассчитать стоимость сборки и отдельно указать допущение относительно монтажа; участник, который считает этот размер окончательным, впоследствии подаст заявку на изменение. Если имеется проверенный существующий чертеж стыка, и его размеры по-прежнему соответствуют ситуации на объекте, этот чертеж может заменить новую съемку.
Ограничения, связанные с монтажом, должны быть указаны в том же пакете документов. Следует учитывать маршрут, по которому рама и створки должны пройти для установки в проем, любые ограничения по подъему, а также то, будут ли отделочные работы на окружающих стенах, полу или потолке завершены до начала монтажа, и будет ли помещение эксплуатироваться или будет отключено на время проведения работ. Доступ для герметизации, для последующей регулировки механизма механического уплотнения, а также для любых смежных проходов инженерных коммуникаций следует отображать на чертежах, а не описывать словами, поскольку именно зазоры определяют, будет ли работа выполняться без затруднений или потребуется ее поэтапное выполнение с учетом работ других специалистов.
Потребности в данных о воздействии материалов и их совместимости
Запишите вещества, с которыми дверь будет фактически контактировать, условия воздействия, частоту воздействия и подвергающиеся воздействию компоненты, а затем попросите каждого участника тендера указать предлагаемый состав уплотнителя и предоставить доказательства его совместимости. Требование о “химически стойкой двери” дает поставщикам возможность самостоятельно делать предположения о характере воздействия, и два участника тендера могут выполнить это требование, предложив эластомеры, которые ведут себя совершенно по-разному при многократной спороцидной обработке или дезактивации газом.
В описании воздействия следует указать химическое название каждого вещества — концентрацию дезинфицирующего средства, используемого при плановой уборке, спороцид, применяемый после разлива, а также любой газовый цикл, которому подвергается помещение, — и указать, как часто и в течение какого времени каждая из этих веществ контактирует с дверью. Укажите, является ли воздействие в виде «протирания с высушиванием», «выдержки во влажном состоянии» или «паровой фазы» при комнатных условиях, а также перечислите, какие детали подвергаются воздействию: уплотнение, рама, поверхность створки, прокладка смотрового окна, фурнитура. Износ уплотнения — это проблема герметичности, а не косметический дефект, поскольку именно механическое уплотнение делает закрытую дверь герметичной.
Если дезинфекция с использованием испарений перекиси водорода входит в режим эксплуатации помещения, то Канадский справочник по биобезопасности, второе издание качественно рассматривает вопрос совместимости материалов в контексте выбранного реагента и применяемой технологической конфигурации. Такой подход является правильным для данного запроса предложений: совместимость — это свойство конкретного материала в отношении конкретного реагента, его концентрации и характера воздействия, а не общая характеристика. Попросите участника тендера указать семейство и марку предлагаемого эластомера, а также предоставить имеющиеся у него данные о совместимости в условиях, сопоставимых с вашими, и четко заявите, что выбор и утверждение материала для вашего технологического процесса остаются в компетенции утвержденной процедуры проекта и назначенного лица, ответственного за утверждение.
Определите интерфейсы управления и указанные обязанности
Если дверь входит в состав системы воздушных шлюзов или границы с контролируемым доступом, необходимо указать требуемую последовательность состояний двери, сигналы интерфейса, предположения относительно питания и предполагаемое реагирование на неисправности, а затем запросить маркированный список включенных и исключенных функций управления. Фраза “блокировка — опция” в коммерческом предложении не является определением объема работ; в этом случае покупателю приходится сравнивать цены, которые могут включать или не включать прокладку кабельной проводки, контроллер, полевые устройства и ввод системы в эксплуатацию.
Опишите последовательность действий с точки зрения состояний и условий работы дверей: какие двери могут быть открыты одновременно, а какие — нет; что приводит к разблокировке двери; что происходит при считывании карты или поступлении запроса на выход; и какие индикаторы видит оператор с каждой стороны. Укажите типы сигналов и напряжения, доступные на двери, кто обеспечивает питание панели управления и где заканчивается интерфейс. Реакция на неисправности требует отдельного предложения, поскольку это проектное решение, а не стандартное поведение: опишите предполагаемое поведение при потере питания, при потере сигнала давления и при выходе устройства из строя, а также отметьте, что аварийный выход из помещения должен оставаться доступным в соответствии с требованиями проекта по безопасности.
Автономная дверь с механическим уплотнением без автоматического интерфейса вполне входит в объем работ, и включение её в предложение таким образом обходится дешевле и упрощает техническое обслуживание. Выбирайте этот вариант только в том случае, если в рамках проекта подтверждено, что граница не требует последовательного управления, и четко укажите это в запросе предложений, чтобы участники тендера не включали в стоимость контроллер, который никто не запрашивал. Если интерфейсы требуются, укажите сторону, ответственную за каждую часть соединения — поставщика дверей, подрядчика по управлению зданием, подрядчика по контролю доступа — чтобы в каждом ответе было отражено такое же распределение ответственности.
Унифицировать включения и исключения во всех предложениях
| Пункт перечня | Что следует четко указать в каждой цитате |
|---|---|
| Дверный узел | Определите предлагаемую сборку, а также допущения относительно пропускной способности и герметичности, использованные при составлении коммерческого предложения. |
| Установка | Укажите отдельно объем монтажных работ и исключения, включая сопряжение каркаса со зданием и ограничения по монтажу. |
| Интерфейсы управления | Марк проверил соответствие функций заданной последовательности состояний дверей, сигналам, допущениям по питанию и реакции на неисправности, а также выявил несоответствующие функции. |
| Испытательные работы | Укажите приведенные данные о заводе и объекте, а также ответы по каждой указанной функции; укажите, кто отвечает за критерии приемки. |
| Документы | Укажите сборный чертеж и перечень документов, включенные в ответ. |
| Запасные части | Отделите ответ, касающийся запасных частей, и укажите, какие из запрошенных позиций включены или исключены. |
| Услуги | Определите услуги, указанные в предложении; услуги по обучению, техническому обслуживанию или аттестации следует считать включенными в предложение только в том случае, если это прямо указано в предложении. |
Сравнение будет эффективным только в том случае, если все участники тендера заполнят одну и ту же структурированную ведомость и укажут все исключения по каждому запрашиваемому позиции, а не будут скрывать их в общей сумме. Выделение в отдельные позиции монтажа, установки, интерфейсов, испытаний, документации, запасных частей и услуг является практикой, которую Руководство Азиатского банка развития по закупке оборудования: проектирование, поставка и монтаж Это правило применимо к объектам в целом — оно проводит разграничение между поставкой оборудования, запасными частями, проектированием и монтажными работами, а также требует уточнения взаимоотношений между заказчиком и другими подрядчиками до начала тендера. Такое же разграничение в отношении комплекта дверей позволяет выделить работы, которые в противном случае остались бы скрытыми в рамках одной общей суммы.
Как правило, это свидетельствует не о цене, а о предположениях. В цене одного участника тендера может быть предусмотрено крепление к стене и доработка отделки, тогда как цена другого ограничивается поставкой до проема; один может включить заводскую проверку герметичности сборки, а другой — только проверку работоспособности на объекте. Без подробного разъяснения по каждой позиции обе предложения выглядят как одна и та же дверь по разным ценам. Требование указания исключений по каждой позиции также заставляет участника тендера уточнить, исходя из каких допущений он определил размеры проёма, конструкцию стены или интерфейс управления — именно в этом и заключаются различия.
Рассматривайте расписание как помощь в сравнении предложений по закупкам, а не оценка поставщика и не описание того, что будет поставлено. Распределение ответственности определяется непосредственно договором, и типовой документ о закупках, каким бы хорошо он ни был составлен, не имеет преимущественной силы перед условиями, которые вы подписываете.
Запросите тест и график предоставления результатов
Завершите пакет документов, указав, какие именно доказательства, касающиеся завода и производственной площадки, вам требуются, кто несет ответственность за критерии приемки, а также перечень документов, которые поставщик должен предоставить — и попросите предоставить ответ по каждой конкретной функции, а не общее заверение о проведении испытаний. Именно конкретный запрос на предоставление доказательств позволяет вам сравнить, как два участника тендера намерены продемонстрировать предлагаемый ими объем работ, что является иным вопросом, чем вопрос о том, насколько схожи их продукты.
Что касается документации, запросите чертеж сборки с указанием идентификатора: чертеж, содержащий идентификатор изделия, который связывает представленные материалы с поставляемой конфигурацией, с указанием размеров интерфейсов и отмеченными опциями, характерными для данной конфигурации. UFGS 01 33 00 Порядок представления документов, редактируемая спецификация-руководство Министерства обороны США, представляет собой пример документации, отражающий данную практику — чертежи с размерными обозначениями, идентификация изделия и маркировка опций, характерных для конкретной конфигурации. Это скорее руководство, чем универсальное требование, но оно служит полезной моделью того, что должен содержать идентифицируемый чертеж, когда вы описываете свои собственные ожидания в отношении предоставляемой документации.
Для проведения испытаний составьте перечень функций, подтверждение которых необходимо — зацепление и разъединение уплотнения с помощью механического механизма, фиксация, сигнализация о состоянии двери при наличии интерфейсов, любые проверки на герметичность или поддержание давления, требуемые проектом — и попросите участника тендера ответить по каждой функции отдельно, указав, что именно он будет тестировать, где и по каким критериям. Чётко укажите, кто устанавливает критерии приёмки и кто их утверждает; решения о приёмке, сдаче в эксплуатацию и возвращении в эксплуатацию принимаются в соответствии с утверждённой процедурой проекта и уполномоченным лицом, а не на основании протокола испытаний поставщика. И не включайте в своё сравнение услуги по обучению, техническому обслуживанию или аттестации, если они не указаны непосредственно в предложении.
Перед выдачей подготовьте к использованию размеченный план с указанием расположения дверей и прилегающих помещений, задачи герметизации и предполагаемого соотношения давлений, размеров чистых проемов и описания транспортных потоков, детализированный чертеж стен и полов с указанием всех предварительных размеров, список средств очистки и дезактивации с указанием условий воздействия, описание последовательности управления и сигнального интерфейса, а также график предоставления документов и проведения испытаний, которые необходимо получить в ответ. Если уже определён конкретный семейство продуктов — Двери APR с механическим уплотнением от QUALIA, например, — прикрепите этот запрос к комплекту, а не позволяйте ему заменить описание границ, поскольку сборка выбирается на основе назначения, а не наоборот.
Часто задаваемые вопросы
Q: Что мне делать, если при запросе предложений окончательные размеры проёма не указаны?
A: Явно обозначьте непроверенные размеры и пункты обследования. Пришлите имеющиеся данные о стенах и полах, а затем попросите каждого участника тендера указать использованные допущения. Уточните эти допущения, прежде чем рассматривать предложения как равноценные или использовать указанные в них детали интерьера для монтажа.
Q: Можно ли использовать одно заявление о совместимости, если наш процесс очистки или дезактивации может измениться?
A: Не следует рассматривать данные, относящиеся к одному виду воздействия, в качестве подтверждения для вида воздействия, не указанного в списке. Опишите действующие вещества, условия, частоту и компоненты, подвергающиеся воздействию, а также отдельно отметьте предлагаемые изменения. Запросите данные, относящиеся к предлагаемому составу уплотнителя и указанным сценариям воздействия.
Q: Как мне следует определять элементы управления, если за последовательность работы шлюза отвечает другой подрядчик?
A: Определите порядок передачи обязательств между поставщиком дверей и данным подрядчиком. Укажите требуемую последовательность действий, сигналы взаимодействия, допущения относительно питания и меры реагирования на неисправности, а затем в коммерческом предложении укажите, какие функции и интерфейсы в него включены. В отдельном договоре на системы управления ответственность со стороны поставщика дверей не должна оставаться неясной.
Q: Можно ли сравнивать более дешевое предложение, если в него не входят монтаж или обслуживание?
A: Прежде чем сравнивать итоговые суммы, сравните объем работ. Определите, кто будет обеспечивать каждую исключенную позицию, и отразите её стоимость и ответственность в отчёте по оценке. Не следует предполагать, что услуги по обучению, техническому обслуживанию или аттестации включены в предложение, если они не указаны в коммерческом предложении.
Q: Доказывает ли сборочный чертеж, что предлагаемая дверь соответствует требуемым функциональным характеристикам?
A: Нет. Четко оформленный сборочный чертеж помогает определить, что именно предлагается и как оно взаимодействует со зданием. Запросите отдельный ответ, в котором для каждой указанной функции будут представлены данные о предлагаемом заводе и объекте, с четким указанием ответственности за определение критериев приемки.
