Як написати URS для системи BIBO в проектах з GMP та біобезпеки

Замовлення на закупівлю, розміщене на основі розпливчастої специфікації BIBO, рідко викликає проблеми в той тиждень, коли воно було підписане. Проблеми з'являються під час кваліфікації - коли команда валідації просить відстежувані записи FAT, які ніколи не вимагалися, коли метод сканування виявляється тим, що постачальник обрав за замовчуванням, і коли зібраний пакет надходить неповним за шість тижнів до регуляторної інспекції. До цього моменту доопрацювання планується під тиском обставин, і першопричиною майже завжди є Специфікація вимог користувача, яка описує результат, а не визначає кінцевий продукт. Різниця між URS, який швидко проходить внутрішню перевірку, і URS, який дійсно захищає проект, полягає в тому, наскільки кожна функція з високим ступенем ризику прив'язана до конкретної діяльності з перевірки з визначеними критеріями прийнятності. Нижче наведено структуровану схему для отримання такої конкретизації ще до того, як замовлення на закупівлю вийде з відділу закупівель.

Ризики проекту, які BIBO URS має контролювати з самого початку

Найшкідливіша помилка в УРП проявляється не під час перевірки документації, а під час кваліфікації. Коли в URS зазначено лише, що система BIBO повинна бути “сумісною з GMP”, без зазначення методу випробування на герметичність або критеріїв його прийнятності, це рішення не просто відкладається, а переноситься на постачальника. Воно передається постачальнику, який заповнить прогалину на основі своєї стандартної практики, а не вимог проекту щодо ізоляції. На той час, коли кваліфікаційна група виявляє це, протокол тестування вже складений на основі методу, який обрав постачальник, і його перегляд означає перегляд оцінок ризиків, можливе повторне проведення тестів і обґрунтування змін в аудиторському журналі.

Визначення методу сканування і критеріїв його прийнятності в URS є, з практичної точки зору, механізмом контролю закупівель. Він запобігає прийняттю критично важливих для утримання рішень щодо експлуатаційних характеристик за замовчуванням, а не на основі обдуманого інженерного рішення. URS є єдиним документом, що має достатньо повноважень на відповідній стадії проекту, щоб зобов'язати прийняти таке рішення до підписання контракту.

Можливість дезінфекції на місці є другою вимогою, яка зазвичай розглядається як опція постачальника, а не як пункт URS. Для проєктів, що належать до категорії біобезпеки, можливість знезараження корпусу фільтра перед доступом для технічного обслуговування не є випадковою - це передумова безпечної експлуатації. Якщо залишити це питання невизначеним, це означає, що переговори щодо обсягу робіт відбудуться після введення в експлуатацію, коли можливості обмежені, а будь-яке доповнення впливає на підтверджений стан.

Ці два режими відмов - невизначені критерії випробувань і нерозглянуті вимоги до дезінфекції - представляють клас прогалин, де мовчання в URS має реальну ціну, і де в специфікації слід провести чітку контрольну роботу перед закупівлею.

Закономірність в обох рядках цього зіставлення однакова: двозначність, яка здається нешкідливою під час розгляду концепції, стає кваліфікаційним зобов'язанням, коли необхідна простежуваність. До початку комерційних переговорів під час аналізу URS обидва пункти повинні розглядатися як такі, що не підлягають обговоренню, а не як такі, що не підлягають обговоренню.

Параметри продуктивності, які належать до основного набору вимог

URS, який не фіксує витрату повітря, клас фільтрації та перепад тиску перед закупівлею, дає постачальнику значну свободу дій щодо технічного проектування системи. Ця свобода рідко використовується на користь проекту.

Номінальний об'єм повітря повинен бути вказаний як дискретне значення, а не як діапазон, обраний відповідно до фактичних умов технологічного потоку повітря на об'єкті. Типові конфігурації систем розраховані на такі значення, як 1 700, 3 400 і 5 100 м³/год, але це орієнтири для проектування, а не нормативні пороги - правильне значення для будь-якої конкретної установки повинно бути підтверджено відповідно до конкретних технологічних умов до того, як URS буде остаточно розроблено. Залишати це як “буде визначено під час детального проектування” - це вектор розширення обсягу робіт: обладнання, розраховане на інший рівень повітряного потоку, може вимагати модифікації корпусу, перенаправлення повітропроводів або заміни вентиляторів, що виходять за рамки початкового контракту.

Комбінація класів фільтрації - зазвичай це фільтр попереднього очищення G4 в парі з фільтром H14 HEPA - визначає, що насправді повинна робити система з точки зору локалізації. Чітке зазначення цього в URS фіксує специфікацію продуктивності для процедур заміни наступних фільтрів, порогові значення моніторингу перепаду тиску та критерії прийнятності, що використовуються при кваліфікаційних випробуваннях. Умовні позначення “фільтрація HEPA” без зазначення класу фільтра дає можливість постачальнику постачати обладнання, яке відповідає іншому рівню ефективності, а служба контролю якості не має чітких підстав для приймання.

Допустимий перепад тиску в системі фільтрів - зазвичай в діапазоні 200-300 мм водяного стовпа для умов навантаження, хоча відповідний показник повинен бути підтверджений для кожного проекту - це параметр, який безпосередньо пов'язаний з розміром вентилятора та енергоефективністю. Зазначення цього параметра в URS запобігає поширеній проблемі: система, яка працює в межах специфікації при FAT, але демонструє поведінку перепаду тиску, на яку не розрахована система керування вентиляцією об'єкта.

Прозаїчний опис того, чому кожен параметр має значення, менш важливий, ніж підтвердження того, що кожен параметр з'являється в URS як пронумерована вимога з визначеним порогом прийнятності - тому що це єдина форма, в якій валідація може відстежити його до протоколу випробувань.

Матеріали, оздоблення та пакувальні компоненти, які потребують визначених критеріїв приймання

Коли в URS відсутні критерії прийняття матеріалів і компонентів, відділ закупівель оцінює постачальників за ціною і термінами виконання, а не за відповідністю специфікаціям. Результатом не завжди є неякісний продукт, але це завжди продукт, який відділ контролю якості не може формально прийняти, тому що не має до чого апелювати.

Матеріал корпусу є простим прикладом. URS, який визначає конструкцію з напилюваної нержавіючої сталі марки 304, з можливістю використання 316L в якості опції для більш агресивних хімічних середовищ, позбавляє постачальника свободи дій щодо параметрів, які впливають на можливість очищення, корозійну стійкість і довготривалу цілісність поверхні. Без цього положення дві пропозиції, що відповідають вимогам, можуть бути виготовлені з абсолютно різних матеріалів, і проектна команда буде змушена приймати рішення щодо вибору матеріалів під час вибору постачальника, а не під час затвердження URS, що є неправильним етапом, під комерційним тиском.

Матеріал і довжина мішка є менш очевидним, але більш важливим з точки зору експлуатації недоліком. Змінний мішок є основним інтерфейсом захисної оболонки під час вилучення фільтра. Властивості його матеріалу - хімічна сумісність, гнучкість в польових умовах - і його визначена довжина визначають, чи може безпечна процедура заміни бути виконана відповідно до проекту. Довжина пакета 2 700 мм є розрахунковим показником для конкретних конфігурацій установки, а не універсальною специфікацією, але принцип застосовується в широкому сенсі: в URS повинна бути вказана довжина, і ця довжина повинна бути підтверджена фактичною геометрією установки, перш ніж вимога буде зафіксована. Занадто короткий мішок, який неможливо надійно запечатати до того, як фільтр зміститься, - це несправність захисної оболонки, яка чекає на цикл технічного обслуговування.

Гелеве ущільнення для HEPA-фільтрів - це метод ущільнення, який запобігає забрудненню байпасу на стику рамки фільтра. Зазначення методу ущільнення в URS означає, що ця деталь оцінюється під час закупівлі, а не виявляється під час IQ-інспекції, коли потрібно перевірити встановлену конфігурацію на відповідність вимогам.

Спільним для всіх трьох рядів є те, що невизначені критерії прийнятності на етапі URS не вирішуються самі собою на наступних етапах - вони перетворюються на кваліфікаційну невизначеність, яку команда з валідації повинна вирішити, не маючи для цього інженерних повноважень.

Результати FAT, SAT, IQ та OQ будуть названі до публікації замовлення на закупівлю

Один з найбільш надійних способів передбачити повільну кваліфікацію - це прочитати URS, в якому не вказані конкретні результати FAT або SAT. Якщо ці вимоги не прописані в контракті, заводське тестування постачальника - це все, що передбачено його стандартним протоколом, а його стандартний протокол не був написаний для кваліфікаційних вимог цього проекту.

Випробування цілісності ущільнень фільтрів є яскравим прикладом результату, який повинен мати чітку назву. Вона пов'язує основний параметр ефективності захисної оболонки - цілісність ущільнення фільтра - з необхідною діяльністю з верифікації з визначеними доказами. Якщо URS не вимагає перевірки цілісності ущільнення як результату FAT із зазначенням методу перевірки і критеріїв "пройшов/не пройшов", постачальник не має контрактних зобов'язань щодо її проведення. У звіті FAT можуть бути задокументовані вимірювання перепаду тиску та результати візуального огляду, але кваліфікаційній групі все одно будуть потрібні докази цілісності ущільнення - і на цьому етапі потрібно буде прийняти розрив або провести додаткове тестування після поставки, в умовах, які важче контролювати на об'єкті.

Визначення перевірки стопорного важеля внутрішнього приводу як елемента заводських випробувань ілюструє ширший принцип. Механізм стопорного важеля, який забезпечує зачеплення рідинного ущільнення, є дискретною механічною функцією в конкретній конструкції пристрою - саме такою деталлю, яка, як передбачається, перевіряється на заводі, але рідко з'являється в стандартному обсязі FAT. Якщо вона не вказана в URS, то вона випадає з формального охоплення FAT, і будь-яка проблема, пов'язана з цим механізмом, не має заводського протоколу випробувань, на який можна було б посилатися. URS є інструментом, за допомогою якого інженери визначають, що має охоплювати заводське тестування; поіменований список механічних функцій є більш корисним, ніж загальна вимога до “функціонального тестування”.”

Такі фреймворки, як ASTM E2500-22 і EudraLex Том 4 Додаток 15 Обидва документи підтримують принцип, згідно з яким кваліфікаційні вимоги мають бути визначені заздалегідь - до того, як система буде спроектована і побудована відповідно до специфікації, яка ніколи їх не вимагала. Практичне застосування для закупівель BIBO є простим: IQ, OQ і SAT повинні розроблятися паралельно з URS, щоб вимоги FAT, які URS висуває до постачальника, були узгоджені з доказами, які згодом знадобляться в кваліфікаційному плані.

Для команд, які планують більш широкі заходи з введення в експлуатацію та кваліфікації, структурований підхід до інспекції та випробувань - коли заходи з перевірки визначаються до прибуття обладнання - має безпосереднє відношення до того, як будуються ланцюжки доказів FAT і SAT. Вимоги до інспекції та випробувань, які з самого початку інтегровані в обсяг пусконалагоджувальних робіт, значно легше захистити під час аудиту, ніж протоколи випробувань, зібрані постфактум.

Постачальники не повинні залишати пункти про документацію та відстеження відкритими

Постачальники зазвичай не надають документацію, якщо це не передбачено контрактом. Це не критика практики постачальників - це опис стандартного обсягу послуг. Якщо URS не містить чіткого положення про надання документації, проектна група, як правило, отримує посібники з монтажу та експлуатації, можливо, комплект креслень з розмірами та декларацію про відповідність СЕ. Чого вони не отримають, якщо це не було обумовлено, так це пакету, який можна відстежити, що показує остаточну встановлену конфігурацію, будь-які польові модифікації, записи калібрування приладів, встановлених в системі, і перевірену відповідність проектним специфікаціям.

Креслення в робочому стані є передумовою для ефективного технічного обслуговування, для будь-яких майбутніх модифікацій, які зачіпають підтверджений стан, а також для аудиторських перевірок, які вимагають продемонструвати відповідність встановленої конфігурації тому, що було визначено в специфікації. Ставлення до них як до результату, який буде отриманий природним чином після завершення проекту, є одним з найпоширеніших припущень щодо документації, яке не витримує критики в реальності.

Сертифікат відповідності, виданий після завершення монтажу та введення в експлуатацію, виконує іншу, але пов'язану з ним функцію. Це офіційна заява постачальника про те, що встановлена система відповідає узгодженим специфікаціям, а структурування його як етапу звільнення від оплати перетворює його з адміністративного документу на механізм закриття контракту. Коли випуск за оплату прив'язаний до видачі сертифікату якості, структура стимулів для повноти документації стає набагато чистішою.

Калібрувальні записи приладів заслуговують на окрему згадку, оскільки вони неодноразово з'являються на поверхні як точка тертя в Підготовка до контролю якості та готовність до регуляторних перевірок. УСЗ, що вимагає від постачальника надати сертифікати калібрування для всіх приладів, що постачаються з системою, з можливістю відстеження до національного стандарту, усуває поширену прогалину, яка в іншому випадку вимагає проведення кампанії з калібрування після встановлення системи. Внесення цієї вимоги в УБЗ до оформлення замовлення на закупівлю потребує менше зусиль, ніж отримання записів про калібрування заднім числом від постачальника, який перейшов до наступного проекту.

Контрольний список огляду URS для узгодження інжинірингу, контролю якості та біобезпеки

Огляд URS, який стосується лише інжинірингу та контролю якості, не враховує вимоги біобезпеки, які не відображені в специфікації обладнання. Справедливо і зворотне: перевірка, проведена з точки зору біобезпеки, може не виявити деталей виробництва, які визначають, чи можна насправді перевірити ту чи іншу вимогу. Це проблема узгодження, яку має вирішити етап аналізу URS - не консенсус щодо того, чому надається перевага, а підтвердження того, що вимоги кожної дисципліни присутні в документі у формі, яка може бути перевірена.

Зовнішні фланці на всіх з'єднаннях корпусу є прикладом деталі, яка важлива для інженерії з точки зору доступу до монтажу, а для біобезпеки - з іншої причини: утримання точок з'єднання поза зоною дії забрудненого повітряного потоку. Жодна з дисциплін не помиляється, бажаючи цього, і обидві підтвердять його наявність у спільному огляді. Ризик полягає в тому, що однодисциплінарна експертиза затвердить URS, в якому нічого не сказано про цей момент, постачальник надасть конфігурацію з внутрішнім з'єднанням, а монтажна бригада виявить проблему, коли повітропровід вже буде розміщений на місці.

Вимога щодо окремих дверцят і захисного пакета для кожного компонента фільтра - попереднього фільтра і HEPA - зумовлена вимогами біобезпеки та має інженерні наслідки і наслідки для контролю якості. Це дозволяє проводити технічне обслуговування окремих фільтрів, не порушуючи цілісність ізоляції сусідніх ступенів фільтрації. Попередній фільтр, який можна замінити незалежно, під власним пакетом, не порушуючи ступінь HEPA, суттєво знижує профіль ризику при плановому технічному обслуговуванні. Ця вимога повинна з'явитися в URS як названа функціональна вимога, а не як припущення, що вона буде включена в конструкцію постачальника.

Практичне використання контрольного переліку полягає в тому, щоб підтвердити, що інженери, служби контролю якості та біобезпеки активно перевірили наявність вимог до предметної області - до того, як URS буде випущено для закупівель. Підпис на формі перевірки не є таким же підтвердженням. Аналіз повинен бути структурований таким чином, щоб кожна дисципліна могла вказати на конкретний пункт вимог для кожного пункту в своїй сфері, а також позначити будь-який пункт, який існує лише як припущення. Вимоги, які існують лише в припущеннях, не витримують критики з боку постачальників, польових умов або питань аудиту.

Команди, які працюють над повним набором результатів введення в експлуатацію та кваліфікації, знайдуть, що Підхід Qualia Bio до послуг з введення в експлуатацію безпосередньо відображає цю логіку узгодження - діяльність з верифікації визначена в послідовності від URS до IQ і OQ, з документацією, яку можна відстежити на кожному етапі.

Найсильнішим аргументом на користь детального BIBO URS є не відповідність нормативним вимогам, а те, що детальний URS - це єдиний надійний спосіб запобігти переробці кваліфікації під тиском графіка. Кожен невизначений параметр в URS в кінцевому підсумку стає рішенням, яке приймає хтось інший: постачальник, інженер з введення в експлуатацію або команда валідації. Чим пізніше це рішення приймається, тим дорожче його переглянути.

Перш ніж випускати УРБ для закупівель, документ повинен містити відповіді на три питання для кожної функції високого ризику: який критерій прийнятності, який тест буде його перевіряти і які докази будуть надані. Якщо на ці питання не можна відповісти щодо методу сканування, специфікації матеріалу мішків, пункту документації "як побудовано" або переліку результатів FAT, URS ще не завершена - і варто усунути внутрішні суперечності до того, як замовлення на закупівлю встановить базовий рівень кваліфікації для проєкту.

Поширені запитання

З: Що робити, якщо команда проекту знаходиться під тиском графіку і потребує швидкого затвердження коротшого URS - чи є прийнятним скорочений URS?
В: Скорочений URS є прийнятним лише в тому випадку, якщо кожна функція високого ризику все ще має визначений критерій прийнятності та пов'язану з ним діяльність з верифікації. Компроміс є реальним: короткий URS швидше проходить внутрішнє затвердження, але перекладає невирішені рішення на постачальника, інженера з введення в експлуатацію або команду валідації - кожен з яких буде приймати ці рішення пізніше, в гірших умовах. Ці витрати не є видимими під час підписання URS; вони з'являються у вигляді кваліфікаційних доопрацювань, ретроактивних тестових кампаній або прогалин в аудиті, коли проект найменше може їх поглинути. Якщо тиск на графік є рушійною силою, визначте пріоритети повноти для елементів з найбільшим ризиком - метод сканування, специфікація пакунків, результати FAT і документація на етапі розробки - і задокументуйте будь-яку навмисну відстрочку чітко, а не залишайте її мовчанням.

З: Після затвердження URS та розміщення замовлення на закупівлю, що є наступним кроком для захисту базової кваліфікації?
В: Першою дією після розміщення ЗО є підтвердження того, що протокол FAT постачальника відображає конкретні результати, зазначені в URS - до початку заводських випробувань. Пункт URS, що вимагає перевірки цілісності пломб або запірних важелів, не має практичного значення, якщо стандартний шаблон FAT постачальника не включає їх, і ніхто не перевіряє їх до дати випробувань. У той же час, проекти протоколів IQ та OQ слід активно порівнювати з вимогами URS, щоб виявити будь-які дії з перевірки, які залежать від доказів, що можуть бути отримані лише під час заводських випробувань. Прогалини, виявлені на цьому етапі, все ще можна закрити, видавши зауваження до протоколу; прогалини, виявлені після завершення FAT, вимагають або відмови від випробування, або повторного випробування.

З: Чи застосовується цей рівень деталізації URS однаково до заміни BIBO в існуючій сертифікованій системі, чи тільки до нових інсталяцій?
В: У разі заміни на аналогічну в існуючій сертифікованій системі деякі параметри URS - розміри корпусу, швидкість повітряного потоку, клас фільтрації - вже можуть бути зафіксовані в сертифікованому стані та в протоколі контролю змін. Однак, положення щодо документації та простежуваності застосовуються з такою ж або більшою силою: креслення, записи про калібрування та сертифікат відповідності все ще необхідні, щоб закрити контроль змін і продемонструвати, що встановлена заміна відповідає затвердженій специфікації. Метод сканування і критерії приймання також повинні бути підтверджені, оскільки заміна від іншого постачальника може використовувати інший підхід до тестування за замовчуванням. Ставлення до проекту заміни як до проекту з меншими ставками на документацію є поширеною помилкою, яка спливає під час перевірок після внесення змін.

З: Яка різниця між визначенням детальної URS та покладанням на перевірений стандартний продукт постачальника з встановленим пакетом кваліфікаційних вимог?
В: Стандартний кваліфікаційний пакет постачальника документує те, що він протестував у своїх умовах - він не документує, що установка відповідає конкретним вимогам проекту щодо ізоляції, цільовим показникам повітряного потоку або критеріям приймання на об'єкті. Ці два показники можуть тісно пов'язуватися між собою, але ця відповідність повинна бути перевірена відповідно до URS, а не припущена. Пакет IQ/OQ постачальника, побудований на основі стандартного продукту, є корисною відправною точкою і може значно зменшити навантаження на кваліфікацію, але він вимагає оцінки розбіжностей з власним набором вимог проекту. Якщо URS не є достатньо детальним для проведення такої оцінки прогалин, проект не може підтвердити, що насправді охоплює пакет постачальника. Детальний URS - це те, що робить документацію постачальника корисною, а не декоративною.

З: В який момент BIBO URS стає надмірно деталізованою - коли додаткова деталізація створює більше проблем, ніж вирішує?
В: Надмірна деталізація стає справжнім ризиком, коли URS фіксує параметри, які повинні залишатися на інженерний розсуд постачальника - внутрішній конструктивний дизайн, запатентована геометрія ущільнення або виробничі допуски, які впливають на продуктивність, але виходять за межі можливостей проекту з перевірки. URS, який визначає довжину пакета, отриману на основі геометрії упаковки одного постачальника, а потім застосовує її як універсальну вимогу, може виключити альтернативи, що відповідають вимогам, без обґрунтування їхньої захищеності. Практична межа полягає в тому, чи можна простежити, чи пов'язана вимога з вимірюваним проектним ризиком: швидкість повітряного потоку, метод перевірки цілісності ущільнення, безпека заміни мішка та документація, що надається, - все це перетинає цей поріг. Внутрішні деталі виробництва, які не пов'язані з діяльністю з перевірки або результатом ізоляції, як правило, не повинні з'являтися як пронумеровані вимоги. Перевірка полягає в тому, чи може служба контролю якості написати критерій прийнятності для цього пункту - якщо ні, то він, швидше за все, має бути включений до діалогу з постачальником щодо технічної специфікації, а не до URS.